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Die Heizkostenabrechnung zeigt, welchen Anteil Mieter einer Wohnung an den jährlichen Kosten für den Betrieb von Heizungs- und Warmwasseranlagen haben. Sie folgt den Anforderungen der Heizkostenverordnung und muss verständlich sowie plausibel sein. Experten raten: Als Mieter sollten Sie Ihre Heizkostenabrechnung genau prüfen (lassen). Denn viele Abrechnungen entsprechen nicht den geltenden Regeln und sind zu hoch. Wir erklären, den Aufbau der Heizkostenabrechnung am Beispiel, verraten häufige Fehler und zeigen, wie Sie die Unterlagen richtig prüfen.
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Mit der Betriebs- und Heizkostenabrechnung ist es möglich, die Kosten für Heizung und Warmwasser fair zwischen Mietern und Vermietern einer Immobilie zu verteilen. Sie ist immer dann zu erstellen, wenn eine zentrale Anlage mehrere Wohnungen mit Energie versorgt und folgt den Grundlagen der Heizkostenverordnung. Als Teil der Betriebskostenabrechnung finden sich neben den eigentlichen Heizkosten in der Regel auch weitere umlagefähige Ausgaben. Darunter Nebenkosten (Leerstand, Instandhaltung, Vermietung etc.) sowie Betriebskosten (Müll, Abwasser, Grundsteuer, Versicherung etc.). Auch wenn die Heizkosten genau genommen zu den Betriebskosten einer Immobilie gehören, sind sie mit einer Heizkostenabrechnung gesondert auszuweisen. Das erfolgt in der Regel einmal im Jahr, spätestens 12 Monate nach dem Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode.
Darüber hinaus nutzen Messdienstleister die Heizkostenabrechnung oft auch, um die Höhe des Energieverbrauchs einzuordnen und Einsparpotenziale aufzuzeigen.
Was ist eigentlich die Grundlage zur Betriebs- und Heizkostenabrechnung? Welchen Zeitraum betrachtet diese und welcher Verteilerschlüssel gilt bei Heizung und Warmwasser? Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Informationen zur Heizkostenabrechnung übersichtlich zusammen.
Wissenswertes zur Heizkostenabrechnung | Erklärung |
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Gesetzliche Grundlage | Gesetzliche Grundlage der Heizkostenabrechnung bietet der Paragraf 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Anforderungen an eine korrekte Abrechnung finden sich in der Heizkostenverordnung (Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten; Verordnung über Heizkostenabrechnung; HeizkostenV). |
Kosten in der jährlichen Abrechnung | Vermieter verteilen mit der Heizkostenabrechnung alle Ausgaben auf Mieter, die mit dem Betrieb von Heizungsanlagen anfallen. Dazu gehören in erster Linie die Brennstoffkosten. Umlagefähig sind aber auch die Heiznebenkosten. Dazu gehören:
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Verteilerschlüssel der Heizkosten | Um den individuellen Verbrauch nachvollziehbar zu machen, gibt es einen Verteilerschlüssel für die Heizkostenabrechnung – auch Umlageschlüssel genannt. Dieser sieht vor, dass 50 bis 70 Prozent der Ausgaben auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs abzurechnen sind. Die übrigen 30 bis 50 Prozent ermöglichen es, die Gemeinkosten (z. B. Wartungs-, Prüf- und Arbeitskosten) fair auf alle Parteien der Hausgemeinschaft umzulegen. Änderungen sind nur mit triftigem Grund möglich (zum Beispiel Baumaßnahmen) und rechtzeitig vorher schriftlich anzukündigen. |
Turnus und Frist Heizkostenabrechnung | Die Dauer des Abrechnungszeitraums beträgt üblicherweise zwölf Monate und ist im Mietvertrag festgelegt. Spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Periode müssen Vermieter die Heizkostenabrechnung übermitteln. Andernfalls verjährt die Frist und sie dürfen keine Nachforderungen mehr stellen. Mieter haben nach dem Erhalt der Abrechnung selbst noch einmal zwölf Monate Zeit, um diese eingängig prüfen zu lassen. Stellen Sie fachliche oder formale Fehler fest, können Sie Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung einreichen und erst einmal Akteneinsicht verlangen. In vielen Fällen muss der Vermieter daraufhin nachbessern. Da die Kosten dann häufig niedriger ausfallen, lohnt sich die Kontrolle in den meisten Fällen. |
Abschläge und Nachzahlung von Heizkosten | Mit der Heizkostenabrechnung passen Vermieter oder Hausverwaltungen häufig auch die jährlichen Abschläge an. Diese sollten so hoch sein, dass sie den zu erwartenden Betrag abdecken. Während Mieter bei zu hohen Vorauszahlungen eine Gutschrift bekommen, müssen sie bei zu geringen Abschlagszahlungen nachzahlen. Beides kann ein Grund dafür sein, die jährlichen Abschläge nach oben oder unten zu korrigieren. |
Heizkostenabrechnung ohne Zähler zulässig | In Ausnahmefällen ist die Heizkostenabrechnung ohne Zähler zulässig. Der Fall ist das nach § 11 HKV immer dann, wenn:
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Haben Sie eine Etagenheizung, einen Einzelofen oder heizen Sie mit Strom? In diesem Fall kommen Sie selbst für den Betrieb der Anlage auf und bekommen keine Heizkostenabrechnung. Der eigene Aufwand ist dadurch zwar etwas größer, dafür haben Sie die Möglichkeit, Energieversorger Jahr für Jahr zu wechseln, um Ihre Heizkosten zu senken. Bei zentralen Heizanlagen ist der Vermieter beziehungsweise die Hausverwaltung dafür verantwortlich. Arbeiten diese nicht wirtschaftlich, kann das zu einer erhöhten Heizkostenabrechnung führen.
Um die Heizungs- und Warmwasserkosten für die Heizkostenabrechnung erfassen zu können, sind spezielle Geräte erforderlich. Diese müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen, geeicht sein und zum Heizsystem passen. Infrage kommen unter anderem Wärmezähler oder Heizkostenverteiler. Verbrauchswerte für Warmwasser lassen sich mit Wasserzählern oder eigenen Wärmemengenzählern erfassen.
Diese Geräte sind jährlich abzulesen. Üblicherweise erfolgt das durch Messdienstleister, die dazu in die Wohnung der Verbraucher kommen. Sie schlagen einen Termin vor, den Mieter einhalten müssen. Verweigern sie den Zutritt oder verpassen sie auch den zweiten oder dritten Termin, dürfen Vermieter Schätzungen für die Heizkostenabrechnung nutzen. Dabei halten sie sich zum Beispiel an den Verbrauch aus anderen Abrechnungsperioden oder den durchschnittlichen Verbrauch im Haus.
Ablesung aus der Ferne Pflicht: Mit modernen Erfassungsgeräten ist das nicht nötig. Diese lassen sich meist aus der Ferne ablesen, wodurch ein Ablesetermin in der Wohnung entfällt. Wichtig: Bei Neuinstallation sind fortan fernablesbare Messgeräte laut Novellierung der Heizkostenverordnung verpflichtend.
Die folgende Muster-Heizkostenabrechnung mit einem Verteilerschlüssel von 30/70 hilft dabei, die wichtigsten Felder zu verstehen und die Herkunft der Zahlen besser nachvollziehen zu können. Auf diese Weise ist es möglich, die eigene Abrechnung auf Plausibilität zu prüfen, bevor Sie weitere Schritte einleiten.
Neben einer kurzen Zusammenstellung der wichtigsten Daten zur Liegenschaft zeigt der erste Teil der Heizkostenabrechnung die Zählerstände. Bereich zwei führt dabei die Zähler bzw. Heizkostenverteiler Ihrer Wohneinheit auf. Im Beispiel sehen Sie die Heizkostenverteiler mit entsprechenden Umrechnungsfaktoren (Gerätedaten) sowie den Warmwasserzähler.
Bereich drei zeigt Allgemeinzähler, die zum Beispiel den Wärmeverbrauch der Warmwasserbereitung im gesamten Gebäude erfassen.
Unser Tipp: Möchten Sie die Heizkostenabrechnung prüfen, sollten Sie zunächst die Zählerstände in der Abrechnung mit den selbst notierten vergleichen.
In Bereich vier der Betriebs- und Heizkostenabrechnung werden die Gesamtkosten der Liegenschaft zusammengestellt. Allen Ausgaben liegen dabei reale Rechnungen zugrunde. Das gilt gleichermaßen für die Brennstoff- als auch für die Nebenkosten für Wartung, Schornsteinfeger und Verbrauchserfassung.
Übrigens: In Abschnitt 4 kommt auch der Vermieter-Anteil der CO₂-Kosten zum Abzug. Die Berechnung erfolgt in der Regel separat nach dem Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten (CO2KostAufG). Dabei gilt: Je niedriger die Effizienz des Gebäudes ist, umso höher ist der Anteil der CO₂-Steuer, den Ihr Vermieter zu tragen hat.
In Bereich fünf werden Heiz- und Warmwasserkosten getrennt. Das ist nach Heizkostenverordnung Pflicht und erfolgt über den Verbrauch. Dabei dividieren Abrechner zunächst die Gesamtkosten aus der Gasrechnung durch den entsprechenden Verbrauch, um den Preis pro Kilowattstunde zu ermitteln. Anschließend multiplizieren sie das Ergebnis mit dem Messwert des Warmwasser-Wärmezählers aus Abschnitt 3.
Bereich sechs fasst alle Ergebnisse zusammen. Außerdem trennen Experten in der Heizkostenabrechnung hier die Grund- und Verbrauchskosten nach dem entsprechenden Vertteilungsschlüssel auf. Im Beispiel kam der Schlüssel 30/70 zum Einsatz. Das heißt, dass Vermieter 30 Prozent der Gesamtkosten nach der Fläche und 70 Prozent abhängig vom gemessenen Verbrauch verteilen. Üblich ist das vor allem in älteren unsanierten Gebäuden. Ein Vergleich mit den geleisteten Vorauszahlungen (Abschlägen) zeigt abschließend, ob ein Guthaben oder eine Forderung besteht und wie hoch diese jeweils ausfallen.
Unser Tipp: Ist die Heizkostenabrechnung zu hoch, sollten Sie auch die Abschläge prüfen. Weichen die Werte von den geleisteten Vorauszahlungen ab, handelt es sich um einen Fehler und das Guthaben/die Nachzahlung wurde falsch ermittelt. In solch einem Fall können Sie Widerspruch einlegen.
Während sich Hausverwaltungen und Fachabteilungen um die korrekte Heizkostenabrechnung in Mietanlagen kümmern, sind private Eigentümer oft ratlos. Sie wollen keine Fehler machen und suchen Unterstützung, wenn Sie für eine Einliegerwohnung die Heizkostenabrechnung erledigen müssen. Diese bekommen Sie unter anderem bei Eigentümerverbänden wie "Haus und Grund".
Eine Alternative ist die Beauftragung spezieller Messdienstleister. Letztere übernehmen alle Arbeiten, die für die Einliegerwohnung bezüglich der Heizkostenabrechnung anfallen. Sie finanzieren Kosten vor und bieten damit ein Rundum-sorglos-Paket. Private Vermieter müssen sich um nichts weiter kümmern und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Das Besondere daran: Haben Mieter der Einliegerwohnung Fragen zur Heizkostenabrechnung, bekommen Sie einen kompetenten Ansprechpartner.
Seit Jahren bemängeln Verbraucherschützer, dass Nebenkostenabrechnungen oft falsch ausgestellt werden. Mieter müssen dann immense Nachzahlungen leisten, weil die Heizkostenabrechnung zu hoch ausfällt. Und das, obwohl sie oft nichts dafür können. Aber warum ist das eigentlich so? Wo verbergen sich die Fehler in der Abrechnung der Heizung und wie lassen sie sich finden?
In Mehrfamilienhäusern mit zentraler Heizungsanlage sind vielerorts Heizkostenverteiler im Einsatz. Die kleinen Kästen an den Heizkörpern erfassen Temperaturdifferenzen und stellen unspezifische Einheiten dar. Ganz gleich, ob es sich dabei um elektronische Verteiler oder ältere Verdunster handelt, spielt die Montagehöhe dabei eine besonders wichtige Rolle. So sollten die Erfassungsgeräte in der Mitte der Heizkörper (horizontal) bei 75 Prozent der Bauhöhe sitzen. Andernfalls registrieren die Geräte zu hohe oder zu niedrige Werte, wodurch die Heizkostenabrechnung zu hoch ausfallen kann.
Um die erfassten Daten der Heizkostenverteiler verwerten zu können, müssen diese auf den entsprechenden Heizkörper umgerechnet werden. Möglich ist das mit Faktoren, die neben der Bauart und der Größe auch die Leistung der Heizflächen berücksichtigen. Arbeiten Verwalter (oder elektronische Heizkostenverteiler) nicht mit den korrekten Korrekturfaktoren, ist die Heizkostenabrechnung fehlerhaft und die Heizkosten sind zu hoch.
Aber auch eine ungünstige Nutzung der Heizkostenverteiler kann dazu führen, dass die Heizkostenabrechnung zu hoch ausfällt. So reagieren Verdunstungsgeräte außerhalb der Heizsaison auch auf Sonnenschein. Erwärmen die Strahlen das Erfassungsgerät, verdunstet ein Teil der Messflüssigkeit, obwohl die Heizung gar nicht eingeschaltet ist. Während das Problem bei elektronischen Geräten ausgeschlossen ist, füllen Abrechnungsdienstleister die Messampulle alter Verdunster immer etwas stärker auf. Der kleine Bonus soll die sommerliche Verdunstung ausgleichen und zu hohen Heizkosten vorbeugen.
Hinweis: Falsche Werte liefern auch Heizkörperverkleidungen, Schränke, Vorhänge oder Handtücher über dem Heizkostenverteiler. Denn all die Dinge verursachen einen Wärmestau, der die Messwerte ansteigen lässt. Die Folge: Die Heizkosten sind unter Umständen zu hoch, auch wenn Mieter sparsam geheizt haben.
Typische Fehler verursachen auch die Ausstellung der Kostenabrechnungen. Hier kommt es zum Beispiel vor, dass Vermieter den Verbrauch leer stehender Wohnungen unrechtmäßigerweise auf alle anderen Mieter aufteilen. Zu hohe Heizkosten entstehen darüber hinaus auch dann, wenn Vermieter Kosten für Reparaturarbeiten auf die Mietkosten umlegen oder die Heizkostenverteiler schlichtweg falsch ablesen.
Mietminderung wegen zu hoher Heizkosten: Verursachen technische Fehler eine zu hohe Heizkostenabrechnung, prüfen Sie, ob Sie die Miete durch einen Mangel kürzen können. Das sollten Sie allerdings nie auf eigene Faust erledigen. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen, empfehlen wir den Kontakt und die Beratung durch einen Experten der Verbraucherzentrale oder des örtlichen Mieterschutzbundes.
Untersuchungen der Verbraucherzentrale haben gezeigt, dass im Zeitraum von 2010 bis 2017 nur ein Drittel aller Heizkostenabrechnungen korrekt war. Während es bei einem Drittel der Abrechnungen Klärungsbedarf gab, war ein weiteres Drittel eindeutig fehlerhaft. Das zeigt: Für Mieter lohnt es sich, die Dokumente genau zu prüfen. Oft finden sich fachliche Mängel und die Ausgaben sinken. Worauf dabei zu achten ist, zeigt die folgende Übersicht:
Wie zuvor bereits erwähnt, haben Sie als Mieter zwölf Monate Zeit, die Heizkostenabrechnung zu prüfen. Wir empfehlen, bei Unstimmigkeiten Fachleute hinzuzuziehen. Experten finden Sie bei der örtlichen Verbraucherzentrale oder bei einem Mieterschutzverein aus Ihrer Region.
Ob die Heizkostenabrechnung zu hoch ausgefallen ist, lässt sich erkennen, indem Mieter die eigenen Verbrauchswerte mit dem durchschnittlichen Energiebedarf im Haus vergleichen. Wer zu viel verbraucht, eigentlich aber besonders sparsam heizt, sollte die Abrechnung prüfen lassen. Andernfalls hilft es unter Umständen nur, das eigene Verhalten anzupassen, damit hohe Heizkosten im kommenden Jahr ausbleiben.
Sind die Heizkosten zu hoch, stehen Mietern nur wenige Stellschrauben zur Verfügung. So ist es nicht möglich, die Fassade zu dämmen, die Heizung auszutauschen oder Solarthermie nachrüsten zu lassen. Einige Optionen haben Mieter aber dennoch, wenn die Heizkostenabrechnung zu hoch ist. Die folgende Liste gibt einen Überblick:
Zu hohe Heizkosten beeinträchtigen vor allem einkommensschwache Haushalte. Denn immer dann, wenn diese mit Heizöl, Kohle oder Flüssiggas heizen, müssen sie Energieträger auf Vorrat einkaufen. Schon vor der nächsten Heizperiode fallen dabei hohe Ausgaben an. Neben den kurzfristig eingeführten Entlastungen in den Jahren 2022 und 2023 unterstützen auch viele Gemeinden. Denn sie gewähren eine sogenannte Heizungsbeihilfe. Dabei handelt es sich um einen einmaligen Zuschuss, mit dem Haushalte Kohle, Heizöl oder Flüssiggas einkaufen können. Teilweise gibt es die Förderung aber auch für hohe Nachzahlungen bei dem Verbrauch von Erdgas oder Strom zum Heizen. Ob Haushalte Heizungsbeihilfe bekommen und wie hoch diese ausfällt, erfahren sie bei der zuständigen Kreis- oder Gemeindeverwaltung.
Weitere Entlastungen im Krisenjahr 2022: Durch den extremen Anstieg der Heizkosten und zahlreiche überhöhte Heizkostenabrechnungen unterstützte der Staat Verbraucher 2022 und 2023 mit weiteren Angeboten. So gab es beispielsweise den Heizkostenzuschuss II für Studierende, Azubis und Bezieher von Wohngeld. Zudem gab es eine Entlastung für hohe Kosten nicht leitungsgebundener Rohstoffe. Haben sich die Preise mehr als verdoppelt, übernahm der Staat einen Teil der Ausgaben. Bis zu 2.000 Euro Entlastung für Heizöl, Pellets und andere Brennstoffe waren dabei möglich.
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